Inventario con bodegas

El inventario lleva cuánto hay de cada artículo en cada bodega, y de dónde salió cada movimiento. Viene en un plan aparte; si tu plan no lo trae, la pantalla se ve pero no deja mover nada, y facturar sigue igual que siempre.

Todo está en Catálogos → Inventario.

Qué artículos se cuentan

Solo los que tienen marcada la casilla Lleva inventario en su ficha (Catálogos → Artículos o servicios). Los servicios no se cuentan nunca. Un artículo sin la marca se factura como siempre y no toca ninguna bodega.

Las bodegas

Toda empresa tiene una principal, y podés crear las que ocupés: una por sucursal, una de reserva… En Inventario → Bodegas y cajas se crean, se les cambia el nombre y se escoge cuál es la principal.

Una bodega no se borra nunca: si ya no se usa, se desactiva y su historia queda. Lo que se venda desde una caja cuya bodega está desactivada sale de la principal.

Cada caja saca de su bodega

En Bodegas y cajas, cada caja (sucursal y terminal) tiene su botón Bodega. Una caja sin bodega escogida saca de la principal.

Al facturar, la lista de artículos dice Quedan N: es lo que hay en la bodega de esa caja. Si pedís más de lo que hay, el programa no emite el comprobante, te dice cuánto hay y no gasta ningún consecutivo.

Cuando entra mercadería

• Con factura electrónica del proveedor: en Gastos → Gastos aceptados, cada compra tiene Meter a bodega. Se escoge a qué artículo tuyo corresponde cada renglón (la próxima vez el programa lo recuerda) y a cuál bodega va. El costo lo calcula el programa con el IVA que no se acredita. Cuando ya entró, el botón dice Ver en bodega.
• Amarrado por el código de barras: si un renglón de la factura del proveedor trae el GTIN —el código de barras de la industria— de uno de tus artículos que lleva inventario, la primera vez ya sale con ese artículo escogido, y la nota dice «Amarrado por el código de barras · si viene en caja, cambiá el factor». Es una propuesta y sale sin marcar, a propósito: el código de barras es el de la unidad, así que el factor arranca en 1, y si el proveedor te factura cajas, hay que cambiarlo antes de marcar el renglón. Al meter la compra, queda recordada como las demás. Un artículo retirado no se propone, aunque conserve su código de barras. Si ese renglón ya lo habías amarrado a mano, manda lo tuyo, y si escogés otro artículo, la nota se quita.
• Sin factura electrónica: Inventario → Entrada. Hay que decir de dónde salió («compra de contado en la feria», «devolución de un cliente»): sin eso, dentro de tres meses nadie puede explicar ese movimiento.
• El primer día: Cargar por Excel, con las columnas Código, Bodega, Cantidad y Costo unitario (bajate el machote). Primero se revisa y el programa dice la fila exacta de cada problema; con uno solo no entra ninguna fila. Es la carga inicial: un artículo que ya tiene existencia en esa bodega no se carga, para no sumarla dos veces. Para corregir un saldo está el Ajuste.

Ajustes, traslados y conteos

• Ajuste: deja un artículo en lo que contaste, con el motivo (rotura, vencido…). El motivo es obligatorio.
• Traslado: pasa mercadería de una bodega a otra. Las dos quedan amarradas en el historial.
• Conteo: para contar una bodega entera. Se abre, se anota lo contado renglón por renglón, se mira el resumen de diferencias y se cierra; al cerrar, cada diferencia queda como ajuste.

El inventario a Excel

En Existencias, el botón de Excel baja el inventario a una hoja. Se escoge de qué: todo el inventario, una bodega o una tienda (la bodega de la que venden sus cajas). Se puede quedar con los artículos con existencia, en cero o en negativo (el programa no deja que una bodega quede en negativo, así que ese casi siempre sale vacío), con una clasificación o con lo que escribás en Buscar.

Con Al cierre del día se ve lo que había en bodega al terminar un día pasado, en hora de Costa Rica: el programa suma el historial de cada artículo hasta ese día. Con la fecha de hoy salen las existencias de ahora.

La hoja trae código, artículo, clasificación, bodega, existencia y unidad. El costo promedio y el valor salen solo para el dueño y el rol Bodega. El archivo se llama, por ejemplo, inventario-principal-2026-09-30.xlsx.

Si se anula o Hacienda rechaza

La nota de crédito devuelve la mercadería a la bodega de donde salió, al mismo costo. Si Hacienda rechaza una factura que ya había rebajado, la mercadería vuelve sola.

Quién ve qué

El dueño y las personas con el rol Bodega mueven inventario y ven costos y valores. La cajera y el contador ven las cantidades, no los costos.

Las ventas programadas

Las que se guardaron antes de activar el inventario no rebajan existencias: para que rebajen, hay que programarlas de nuevo desde Facturar.

Los reportes

En Reportes, el grupo Inventario: ventas por bodega, ventas por artículo, valor del inventario y ganancia por artículo. Los que enseñan costos solo los ve quien puede ver costos. Todo va en colones: lo facturado en dólares se pasa con el tipo de cambio de cada comprobante.