Cuando Hacienda rechaza un documento

Un documento rechazado no vale como comprobante. Para Hacienda nunca existió.

Lo primero: no se anula

No hay que anularlo y no se puede: no hay qué anular. Un rechazado no necesita nota de crédito.

Lo que se hace es: leer el motivo, corregirlo, y emitir uno nuevo.

Dónde está el motivo

Si era una venta a crédito, sale arriba de todo en Archivo → Ventas por cobrar, en un cuadro rojo con su consecutivo y el motivo. No suma en lo que se debe —para Hacienda no existe— y lleva los mismos iconitos de Ventas pagadas (el PDF, el detalle, la respuesta de Hacienda, usarla como modelo…), más:

• Corregir y volver a intentar — abre la factura entera en Facturar para corregir lo que dice el motivo y emitirla de nuevo. La rechazada se queda en la lista y dice qué factura la reemplazó, para que se sepa por qué no sirvió ese consecutivo.
• Quitar de la lista — deja de salir ahí. La factura rechazada no se borra: sigue en Ventas con su motivo.

Cualquier rechazado, sea de contado o a crédito, se lee también en Archivo → Ventas pagadas poniendo el filtro de Hacienda en «Rechazados» —un rechazado nunca está entre las pagadas; con ese filtro la lista enseña los rechazados— y abriendo el documento rechazado: al tocar su estado, «Rechazado», sale el motivo, y el detalle del documento lo dice arriba de todo. Hacienda devuelve el motivo en su propio texto, que suele ser seco pero preciso; el texto exacto, con los códigos de su validador, queda en el detalle, en «Respuesta de Hacienda».

Los motivos que más se repiten

• El CAByS no existe o no corresponde. El código de la línea no está en el catálogo vigente, o la tarifa de IVA que lleva no es la que le toca a ese código.
• La cédula del receptor no está en el RUT. El cliente no está inscrito, o el número tiene un dígito malo.
• La actividad económica no está inscrita. Estás facturando bajo una actividad que tu empresa no tiene registrada en Hacienda. Si la acabás de inscribir en TribuCR y el programa todavía no la enseña (el RUT tarda en traerla), agregala a mano en Ajustes → Mi cuenta → Actividad económica y ya podés facturar con ella. Solo si ya está inscrita: si no, Hacienda rechaza igual.
• La llave venció. El .p12 tiene fecha de vencimiento. Se renueva en Hacienda y se vuelve a subir en Ajustes → Mi cuenta.

Si el estado se quedó en «procesando»

Eso no es un rechazo. El programa reconsulta solo cada 10 minutos hasta que Hacienda contesta, y si el documento nunca le llegó, lo reenvía con la misma clave. Nunca hay que volver a emitirlo a mano: eso sí crearía un documento duplicado de verdad.

Ver también: Facturar sin internet.