Aceptar los gastos que te facturan a vos

Cuando un proveedor te factura electrónicamente, tenés que contestarle a Hacienda si aceptás ese gasto o no. Eso es lo que te da derecho al IVA soportado.

De dónde salen los XML

Menú Gastos → Aceptar XML.

Los comprobantes llegan solos si conectaste tu correo: el programa revisa el buzón y baja los XML que te mandan los proveedores. También se pueden subir a mano, arrastrando los archivos.

Las pestañas

Arriba de la lista escogés cuál estás viendo:

• Por responder — lo que te falta responder.
• Respondidos — los gastos que ya aceptaste. Son los mismos que ves en Gastos aceptados, y de ahí sale el crédito del IVA del mes.
• Todos — las dos juntas.

Solo lo aceptado cuenta

En los reportes y en el IVA sale solo lo que aceptaste (aceptado o aceptado parcial): Compras, Compras detallado, el formulario D150 - IVA, la renta, el resumen de proveedores, el Inicio, el Respaldo del mes y el Histórico de precios de compra. Lo que está en «Por responder» no sale en ningún reporte ni cuenta como gasto hasta que lo aceptés.

Qué se guarda y qué no

Se guardan la factura electrónica, la nota de crédito y la nota de débito que vienen a nombre de tu empresa. Son las únicas que se responden.

No se guardan:

• Lo que viene a nombre de otra cédula, y tus propias ventas que te volvieron por correo: no son gastos tuyos.
• El tiquete electrónico, la factura de compra, la factura de exportación y el recibo electrónico de pago: no se responden ante Hacienda y no dan crédito del IVA.

Si los subís a mano, el programa te dice cuántos no se guardaron, por qué y cuáles: a nombre de cuál cédula venían, cuáles emitiste vos y cuáles eran tiquetes. Si llegan por el correo, el buzón los descarta sin avisar; al tocar Revisar el correo ahora sí te dice cuántos no guardó. Y en Últimas revisiones, la columna No guardados lleva la cuenta de cada revisión: pasá el puntero por el número y te dice cuántos no eran tuyos, cuántos eran tiquetes y cuántos ya habías rechazado. Si ese número te sale alto todos los días, revisá la cédula de tu emisor.

Si te dice que no son tuyos y sí lo son, fijate en la cédula que te enseña. Si es la tuya, la que está mal es la cédula de tu emisor: corregila y volvé a subirlos. Lo que el buzón dejó pasar por eso vuelve a entrar solo si el correo es de los últimos tres días, que es lo que el buzón relee. Lo de antes lo traés revisando el buzón con Entre dos fechas, o subiéndolo a mano.

Las tres respuestas

• Aceptado — el gasto va completo.
• Aceptado parcial — solo una parte del monto.
• Rechazado — no reconocés ese gasto. En la pantalla es Rechazar ante Hacienda.

Cada respuesta genera un mensaje de confirmación que se firma y se le manda a Hacienda, ligado al comprobante del proveedor por su clave.

Aceptar todos de una vez

Aceptar todos acepta uno por uno lo que está en «Por responder», y cada uno espera la respuesta de Hacienda. Mientras corre, una ventanita te dice cuántos van («Aceptando 3 de 12…») y cuál está saliendo. No cerrés la pestaña hasta que termine; si la cerrás, el navegador te pregunta antes. Detener termina el que está saliendo y para: lo que ya salió, salió, y lo demás se queda en «Por responder».

Si el plazo ya venció

Al tocar Responder, el programa te avisa que Hacienda lo más probable es que rechace la respuesta, y que igual se gasta un consecutivo.

• Intentar de todos modos — la manda igual.
• Rechazar — lo borra del programa: no sale en ningún reporte ni da crédito del IVA. A Hacienda no se le manda nada y no se gasta ningún consecutivo. Antes de borrarlo te pide confirmar, porque no se puede deshacer. Del comprobante queda solo su clave: así el buzón no lo trae otra vez, y si lo subís de nuevo a mano tampoco entra. Si lo rechazaste por error, escribinos por el buzón de comentarios.

Hay un caso en que Rechazar no lo borra del todo: si ya habías intentado responderlo y Hacienda no recibió esa respuesta, o la rechazó. Ese intento gastó un consecutivo y se guarda siempre, así que el comprobante se queda guardado con él. Igual sale de «Por responder» y no aparece en ningún reporte ni en el IVA.

Con el modo de práctica encendido no se puede rechazar: lo que te llega de tus proveedores es de verdad. Apagá la práctica primero.

Los dos «Rechazar»

No son lo mismo, y por eso se llaman distinto:

• Rechazar ante Hacienda — está al responder un comprobante que todavía está a tiempo. Le manda a Hacienda, firmado, que no reconocés esa compra, y gasta un consecutivo. El comprobante y tu respuesta quedan guardados, pero no salen en ningún reporte ni en el IVA.
• Rechazar — sale solo cuando el plazo ya venció. Borra el comprobante del programa sin decirle nada a Hacienda (o lo deja guardado y fuera de todo, si ya tenía un intento de respuesta).

Lo que queda guardado de un rechazado ya no cuenta para nada, y su hoja imprimible lo dice arriba: «Rechazado: no cuenta como gasto».

Después de aceptarlo

Los gastos aceptados quedan en la bandeja Gastos aceptados, y de ahí salen solos en el reporte del IVA del mes. No hay que volver a digitarlos.

Si Hacienda rechaza tu respuesta, o si el envío falla, el comprobante vuelve a «Por responder»: hay que rehacerla. Mientras eso pase, ese gasto no entra al crédito del IVA —una respuesta que no llegó a Hacienda no acredita nada—.

Si un proveedor no factura electrónicamente

Ahí no hay XML que aceptar. Ese gasto lo respaldás emitiéndole vos una factura de compra (tipo 08).

Ver también: Los reportes y las declaraciones.