Configurar tu empresa por primera vez

Antes de emitir el primer documento hay que registrar la empresa. El asistente te pide tres cosas y el resto lo busca solo.

Los tres datos

1. La cédula de la empresa o de la persona. Puede ser física (1-0234-0567), jurídica (3-101-123456), DIMEX o NITE.
2. El programa consulta el RUT en Hacienda y trae el nombre, el nombre comercial y las actividades económicas inscritas.
3. El dueño: el correo y la clave con que vas a entrar de aquí en adelante.

Si el RUT no trae nada, revisá la cédula. Una empresa que no aparece en el RUT no está inscrita como contribuyente, y sin eso Hacienda no te va a aceptar comprobantes.

Después del asistente

Para poder emitir de verdad falta cargar la llave criptográfica:

• Ajustes → Mi cuenta: se sube el archivo .p12 que Hacienda te entrega y se escribe el PIN de esa llave.
• También ahí van el usuario y la clave del API de Hacienda (los que empiezan con cpj- o cpf-).

Esos tres datos —el .p12, su PIN y el usuario del API— te los da Hacienda al inscribirte como emisor electrónico en TRIBU-CR. El Facturador no los puede generar.

Si te registraste en línea, la empresa ya está creada

Al abrir la cuenta en facturador.elemacr.com/registro se pone la cédula —el nombre lo trae Hacienda y, si no te calza, se corrige ahí mismo—, la dirección de la empresa (provincia, cantón, distrito y otras señas, con su buscador), tu correo y tu celular. Los cuatro son obligatorios: la dirección es la que sale en tus facturas (se cambia después en Ajustes → Mi cuenta → «Los datos de tu empresa») y el celular es para que EleMa te pueda escribir por WhatsApp; no sale en tus facturas. No hay que volver a pasar por el asistente.

Al crear la cuenta te llega un solo correo de bienvenida, con el código de 6 dígitos para la primera entrada y el WhatsApp de EleMa (6244-1318) por si ocupás ayuda.

Esa cuenta arranca con la prueba gratis de 7 días, y la primera vez que entrás te ofrece cargar unos datos de ejemplo —dos clientes y dos artículos— para apretar «Facturar» y ver el sistema andando. Es una sola pregunta: si la cerrás sin escoger, se te vuelve a hacer la próxima vez.

La prueba emite de verdad ante Hacienda, hasta 10 documentos: para eso subí el certificado (.p12) de tu empresa en Ajustes → Mi cuenta, como dice arriba. Sin él no se emite nada. Mirá Mi plan, el cupo y qué pasa si no pago.

Moverse por el programa

El menú de la izquierda tiene todo, y hay un atajo que ahorra clics:

Ctrl + K (o ⌘ + K) abre un buscador de pantallas: se escribe «clientes», «reportes», «por cobrar» y se llega ahí de una. Es lo más rápido cuando ya se sabe adónde se va.

❓ Ayuda, al final del menú

Debajo de Ajustes, de último en el menú, está ❓ Ayuda (en el teléfono, en «Más»). Ahí tenés tres cosas:

• El recorrido guiado: una burbuja con un dibujito te va señalando cada parte del menú —Facturar, Proformas, Gastos, Reportes, Mi cuenta…—, paso a paso. Se salta cuando querás y se vuelve a ver con «Ver el recorrido».
• Los temas de este manual, cada uno en su página.
• Ele, el asistente, y Sugerencias y comentarios: con «Mandar un comentario» nos contás lo que dio error o lo que te hace falta. Las sugerencias se mandan desde aquí; el correo es info@elemacr.com.

El recorrido sale solo la primera vez que entrás a una empresa que todavía no ha emitido nada. Si tu empresa ya factura, lo encontrás en Ayuda.

Qué versión tenés

En Ajustes → Acerca de está la versión del programa (por ejemplo «v1.1339 · 2026»), los datos de EleMa™ y los atajos del teclado. Si escribís a soporte, decinos ese número.

Varias empresas

En Emprendedores y en Recargas se paga una empresa. En Contadores se paga por empresa (mínimo 5, sin tope). Aun así, una misma cuenta puede llevar varias: la segunda te la creamos nosotros. Escribinos a info@elemacr.com, te llega la invitación al correo, y arriba te aparece el selector para cambiar de empresa con un clic. Cada empresa lleva su propia llave.

Si vendés licor al por mayor: el registro de la Ley 8707

Quien importa, fabrica o vende bebidas alcohólicas al por mayor está inscrito en el Registro Fiscal de la Ley 8707 y tiene un código que le dio la Dirección General de Aduanas (es el que sale en la lista que publica Hacienda, del estilo 123456 o DV0099). Ese código va en Ajustes → Mi cuenta → «Los datos de tu empresa», en el campo Registro fiscal de bebidas alcohólicas (Ley 8707), y de ahí en adelante viaja dentro de cada comprobante que emitís.

Si facturás bebidas alcohólicas y no lo tenés puesto, el sistema te avisa mientras armás la factura: se puede emitir igual —Hacienda la recibe— pero te la devuelve con una advertencia.

A la mayoría no le toca. Un bar, una soda, un restaurante o una pulpería que vende al detalle no se inscribe en ese registro, así que ese campo se deja vacío; en la pantalla de facturar podés apagar el aviso con «Vendo al detalle: no me toca».

Su logo en la factura

En Ajustes → Mi cuenta se sube el logo de la empresa, y sale en el PDF que recibe tu cliente. Mientras no tengás ninguna factura aceptada, la vista previa abre una hoja de muestra —con «Tu logo va aquí» si todavía no lo subiste— para que veás cómo va a quedar.

Ver también: Emitir una factura, Mi plan y qué pasa si no pago, Traerse los datos de otro sistema.