Emitir una factura electrónica

Menú Facturar.

Los pasos

1. El cliente. Se busca por nombre o cédula. Si es nuevo, se crea ahí mismo: cédula, nombre y correo. El correo importa — es a donde le llega el comprobante.
2. Las líneas. Se busca el artículo del catálogo o se escribe suelto. Cada línea lleva cantidad, precio y su código CAByS, que es el que decide la tarifa de IVA.
3. El medio de pago y la condición de venta (contado, crédito).
4. Enviar.

Si tu empresa trabaja con caja

Con la caja, para facturar de contado la caja escogida arriba tiene que estar abierta y ser del día; si no, el comprobante no se emite y no se gasta ningún consecutivo. A crédito se factura igual. El rol Cajero ve en Facturar solo Factura y Tiquete. Mirá La caja — abrir, cerrar y cuadrar.

Qué pasa cuando le das enviar

El programa firma el documento con tu llave, se lo manda a Hacienda y te devuelve el control de una vez. No se queda esperando.

El estado va cambiando solo en la pantalla Archivo → Ventas pagadas, que enseña solo lo ya cobrado; tocando el título de una columna (N.º, Cliente, Emitido, Total, Estado) se ordena la lista. Una factura a crédito que todavía debe está en Archivo → Ventas por cobrar, factura por factura como en Ventas pagadas y con los mismos iconitos (PDF, correo, notas de crédito y débito, usarla como modelo…). Al tocar una se abre abajo el cuadro de ese cliente, con todas las de él, para cobrarle una o varias; tocando el título de una columna (N.º, Cliente, Saldo…) se ordena la lista. Al pie van el total por cobrar y, en rojo, el total vencido. Las ventas que se anularon están en Archivo → Ventas anuladas, y la nota de crédito que anuló cada una, en Notas de crédito y débito. Las proformas, en Proformas.

• Procesando / Recibido — Hacienda lo tiene, todavía no contesta.
• Aceptado — listo. Ya se puede imprimir, compartir, mandar por correo y —si hiciera falta— anular con una nota de crédito.
• Rechazado — no vale como comprobante. Mirá Cuando Hacienda rechaza un documento.

En la lista cada documento sale con su número corto —«3024», no los veinte dígitos del consecutivo— y el consecutivo entero se lee al tocar la fila y en el detalle. Si no es una factura —un tiquete, una factura de exportación—, debajo del número lo dice, porque cada uno lleva su propia numeración.

Al apretar el estado de un documento se abre un cuadrito: de uno aceptado dice solo que Hacienda lo aceptó; de uno rechazado, por qué lo rechazó, con el botón para corregirlo y volver a intentar.

El estado de pago —«Pagada» o «Pendiente»— va impreso en la factura (en la hoja y en el PDF), debajo del estado de Hacienda. En el programa no hace falta una etiqueta, porque lo dice la lista donde está:

• Pagada — de contado, o a crédito y ya cobrada entera: está en Archivo → Ventas pagadas.
• Pendiente — a crédito y todavía debe, toda o lo que falta después de un abono: está en Archivo → Ventas por cobrar. Cuando se termina de cobrar sale de ahí y pasa a Ventas pagadas, y la factura que se imprima desde entonces dice «Pagada».
• Anulada — se anuló con una nota de crédito. Ya no sale en Ventas pagadas: pasa a Archivo → Ventas anuladas, con el mismo renglón y los mismos botones para verla, imprimirla o descargarla, y ahí sí lleva su etiqueta «Anulada». La nota que la anuló está en Notas de crédito y débito.

Una venta de contado se imprime «Pagada» desde que se emite, aunque Hacienda todavía no la haya aceptado: se pagó al hacerla.

Inicio → Últimos documentos enseña lo último que se emitió, esté como esté; ahí una anulada también lleva su etiqueta. Una rechazada no lleva estado de pago: para Hacienda nunca existió, así que ni se pagó ni se debe.

En el teléfono cada documento es una tarjeta: al tocarla, sus botones salen debajo de ella.

Si Hacienda no contesta, el programa reconsulta solo cada 10 minutos. No hay que estar refrescando ni volver a enviar.

Si al enviar sale «no cumple el esquema de Hacienda»

Antes de gastar el número, el programa revisa el documento contra el formato que pide Hacienda. Si algo no calza, no se emite: no se gasta ningún consecutivo y a Hacienda no le llega nada. Debajo del aviso sale qué campo falla y por qué, con el nombre que tiene en ese formato —por ejemplo, «Nombre»: tiene 103 caracteres y el máximo es 100—. Corregí eso y volvé a enviar. (El aviso se cierra solo; con el mouse encima se queda para leerlo.)

Si estás en la prueba gratis

La prueba emite de verdad: firma con el certificado de tu empresa y manda a Hacienda, igual que cualquier plan. Por eso hace falta tu .p12 desde el primer día: se sube en Ajustes → Mi cuenta, con su PIN y el usuario del API de Hacienda. Sin él, al darle enviar sale el aviso de que la empresa no tiene certificado configurado, y no se emite nada. Mirá Configurar tu empresa.

En la prueba podés emitir hasta 10 documentos en total, proformas incluidas. Las notas de crédito no cuentan: una factura de la prueba siempre se puede anular o corregir, aunque ya no te queden documentos. En un plan pagado con paquete, como Recargas, es al revés: ahí las notas de crédito sí cuentan, y con el paquete acabado hay que recargar para poder hacer una. Mirá Mi plan, el cupo y qué pasa si no pago.

Al cliente le llega solo

Si el cliente tiene correo registrado, el comprobante le sale automáticamente con el XML y el PDF cuando Hacienda lo acepta.

En qué papel sale: carta, 80 mm o 58 mm

El formato favorito de la empresa se escoge en Ajustes → Cómo se ve la factura, en «Formato de impresión favorito». Es el que sale puesto en cualquier computadora donde nadie haya escogido otra cosa.

• Carta — para mandar por correo, archivar y entregar impresa. Es con el que arranca una cuenta nueva.
• Rollo térmico 80 mm — el tiquete de la impresora de la caja.
• Rollo térmico 58 mm — el rollo de las cajas chiquitas y los datáfonos. Ahí cabe bastante menos texto que en el de 80 mm.

Qué lleva el rollo

Los dos rollos llevan lo esencial del comprobante: la empresa con su cédula y su actividad, el tipo y el consecutivo, la fecha, el cliente, cada línea con su cantidad, su precio, su descuento, su IVA y su total, el resumen, la condición, el medio de pago, la clave numérica y el código QR. Para que el tiquete salga corto no imprimen el monto en letras, la dirección de la consulta en línea (el QR lleva esa misma dirección), el logo ni el banner, y en una venta de contado tampoco las cuentas bancarias ni los medios de pago, porque ya se pagó en el mostrador. A crédito y en las proformas sí salen. Todo eso sigue saliendo completo en la carta y en el PDF que va por correo.

La letra del rollo: Normal, Grande o Más grande

Si la letra del tiquete se lee muy pequeña, en Ajustes → Cómo se ve la factura, en «Tamaño de la letra en el rollo», escogé Grande o Más grande. Todo el tiquete crece parejo —la letra, el QR y las rayas— y sigue cabiendo en el ancho del rollo, pero sale más largo y gasta más papel: por eso el programa te pide aceptarlo antes de cambiarlo. Viene en Normal, el de siempre, y solo cambia los rollos de 80 y 58 mm; la carta queda igual.

En los rollos de 80 y 58 mm el código QR va centrado, abajo; en la carta y en el PDF que va por correo, abajo a la derecha.

En esta computadora puede ser otro

Arriba de la hoja impresa hay un desplegable Formato. Lo que se escoja ahí manda en esa computadora y se queda puesto para las siguientes veces, sin tocarle el favorito a los demás. Es a propósito: la térmica del mostrador y la láser de la oficina son máquinas distintas y cada una recuerda su formato.

Para devolver esa computadora al favorito de la cuenta, en ese mismo desplegable escogé «Como diga mi cuenta», que es la primera opción y dice al lado cuál es el favorito. También sirve imprimir desde Archivo → Ventas: ahí el programa pregunta el formato con el favorito de la empresa ya marcado, y el que se escoja en esa pregunta manda sobre lo que la máquina tenía recordado.

Para el rollo, los márgenes en «Ninguno»

Al imprimir en térmica, en el diálogo del navegador poné Márgenes: «Ninguno». Con los de fábrica el tiquete sale con un borde blanco que lo angosta y el corte cae donde no es. Y para guardar el PDF, en Destino escogé «Guardar como PDF».

Ver también: Factura o tiquete, El CAByS.

Facturar en dólares

Se puede. Al armar el documento se escoge la moneda, y el sistema le pone el tipo de cambio de venta del Banco Central del día — que es el que manda la ley, no uno que uno elija.

• En colones, Hacienda exige que el tipo de cambio vaya en 1, y así se manda.
• El tipo de cambio se toma del indicador oficial de Hacienda, así que no hay que buscarlo ni escribirlo a mano.

En los reportes de Ventas y Compras hay un check para convertir los dólares a colones. Cada documento se pasa al tipo de cambio que él mismo trae, no al de hoy: es la regla contable y es la única que cuadra con lo que ya se declaró. Mirá Reportes y declaraciones.

Si no querés que le llegue por correo

Antes de enviar, en la pantalla de Facturar hay una casilla para no mandar el comprobante por correo. Sirve para el cliente que lo recoge en el local o al que ya se lo vas a pasar por otro lado. El comprobante se emite igual y queda en Archivo con su XML: lo único que no pasa es el correo.

Corregir el correo del cliente sin salirte

Al lado del botón de cambiar el cliente hay uno de editar: abre la ficha del cliente para arreglarle el correo, el teléfono o lo que haga falta, y al guardar la factura que estás haciendo queda con los datos nuevos.

Reenviar un comprobante

Desde Archivo → Ventas pagadas, con el botón del sobre (una a crédito con saldo: desde Archivo → Ventas por cobrar, con el mismo botón en su fila). Va únicamente a las direcciones que escribas en ese momento: no se le manda de nuevo a la dirección original ni al correo del emisor. Lleva el PDF y los dos XML.

El recibo de un cobro

Cuando una venta a crédito se cobra (Archivo → Ventas por cobrar, o el botón de cobrar en la fila de la factura), al cliente le llega por correo un recibo del cobro: cuánto pagó, con qué, contra cuál factura y cuánto queda debiendo. Ese recibo queda ligado a la factura y se vuelve a ver o a mandar desde dos lugares:

• Archivo → Ventas por cobrar → «Cobros del período», al pie de la pantalla (viene cerrado: se abre con «Ver»): cada cobro de esas fechas trae «Ver recibo» y «Reenviar recibo». Es el camino para un abono: la factura todavía debe, así que no está entre las pagadas.
• Archivo → Ventas pagadas, con el botón de movimientos (⇄) de la factura: cada cobro tiene los mismos dos botones. Si la factura todavía debe, el mismo botón está en su fila de Archivo → Ventas por cobrar.

«Ver recibo» se abre en otra pestaña, con un botón para imprimirlo o guardarlo en PDF; «Reenviar recibo» lo manda al correo del cliente o a otro que escribás. Un cobro reversado no tiene recibo: esa plata nunca entró.