Clientes, artículos y el CAByS

Clientes

Menú Clientes. Se guardan cédula, nombre, correo y teléfono.

Al escribir la cédula el programa consulta el RUT y trae el nombre registrado en Hacienda. Conviene dejar ese, no el nombre de pila: es el que Hacienda valida.

El correo no es opcional en la práctica — es a donde le llega el comprobante al cliente cuando Hacienda lo acepta.

Si el cliente tiene saldo a favor —plata que ya pagó y que quedó de más después de una nota de crédito—, su ficha lo dice arriba, con el monto y de qué comprobantes sale, y al escogerlo en Facturar el programa avisa «Este cliente tiene ₡… a favor». Es un aviso: no rebaja nada de la factura nueva. Cómo nace y cómo se devuelve está en Anular un documento ya enviado.

La papelera: eliminar un cliente y volverlo a activar

Eliminar no borra al cliente: lo manda a la papelera. Deja de salir en las búsquedas y al facturar, pero sus comprobantes no se tocan (cada uno guarda su propia copia del nombre y la cédula). Para verlo otra vez, en Clientes escogé Ver: Papelera y pulsá Activar de nuevo. Si intentás registrar un cliente que está en la papelera, el programa te lo dice en vez de crearlo dos veces: se activa desde ahí.

Desde la papelera también se puede Borrar para siempre. Eso no se deshace, y solo se puede si el cliente no tiene comprobantes, proformas ni ventas programadas: lo que tiene comprobantes se guarda 5 años.

Los contactos del cliente

En la ficha del cliente, Contactos que reciben copia de las facturas: nombre y correo de hasta 10 personas más (el contador de tu cliente, la persona de pagos). Cada comprobante que se le mande a ese cliente les llega también a ellos. Dentro del comprobante electrónico sigue yendo solo el correo principal de la ficha. Si reenviás un documento desde Archivo, los correos de los contactos ya vienen puestos. Los contactos salen en el respaldo de tu empresa y se vuelven a subir en Clientes → «Importar desde Excel», escogiendo Contactos arriba del cuadro (van después de los clientes: cada contacto se amarra a un cliente que ya exista).

Artículos

Menú Catálogos → Artículos o servicios. Cada artículo guarda descripción, precio, unidad de medida y su código CAByS.

Tenerlos en el catálogo evita el error más caro: escribir el CAByS a mano cada vez y equivocarse.

De venta y de compra: dos listas aparte

Arriba de la lista hay dos pestañas: De venta y De compra. Cada una tiene su lista, su buscador, su Excel, su Importar y su + Artículo nuevo.

• Los artículos de venta son los de siempre: los que salen al hacer una factura, un tiquete, una proforma o una nota.
• Los artículos de compra son los que escogés al hacer una factura electrónica de compra (la que emitís vos por lo que le comprás a quien no factura). Al vender no salen.

Al facturar, el buscador de artículos ofrece la lista que corresponde al tipo de comprobante: en la pestaña Compra, los de compra; en todo lo demás, los de venta. Mientras no tengás ningún artículo de compra, la pestaña Compra te sigue ofreciendo los de venta, como antes, y el renglón del pie de la lista te lo dice: «Todavía no tenés artículos de compra: por ahora salen los de venta. Cuando registrés el primero de compra, aquí saldrán solo esos.»

Ojo con el primero. El + Crear artículo nuevo… del buscador crea el artículo en la lista del comprobante: desde la pestaña Compra, crea uno de compra. En cuanto existe ese primero —creado ahí, en Catálogos o importado—, la pestaña Compra deja de ofrecer los de venta y enseña solo los de compra. Si venías haciendo tus facturas de compra con los artículos de siempre, pasalos antes a la lista de compra (abajo dice cómo) para no tener que volver a escribirlos.

Si a una venta se le coló un artículo de compra —por ejemplo, porque cambiaste el tipo con las líneas ya puestas—, el programa no la emite y te dice cuál línea es; no se gasta ningún consecutivo.

Pasar artículos de venta a la lista de compra

Un artículo no se cambia de lista desde su ficha. Para tener en De compra los que ya tenías en De venta:

1. En De venta, bajá el Excel de la lista.
2. Abrilo y borrá la columna Uso (la que dice «Venta» en cada renglón). Si no la borrás, el programa reconoce que el archivo es de la otra lista y no deja entrar nada. Si querés, borrá también los renglones que no comprás.
3. Volvé a Artículos → Importar y subilo escogiendo arriba Artículos o servicios de compra.

Entran a la lista de compra con el mismo código, nombre, CAByS, precio e IVA. Los de venta no se tocan: quedan los dos, cada uno en su lista. Lo que un artículo de compra no lleva (inventario, clasificación, códigos de barras) no viaja aunque el Excel lo traiga. El precio que llega es el de venta: corregilo en la ficha, o en el Excel antes de subirlo, si lo que pagás es otro.

El código es único dentro de cada lista, no entre las dos: podés tener el «1» entre los de venta y otro «1» entre los de compra, y no se pisan.

Un artículo de compra no lleva inventario, clasificación ni códigos de barras, ni entra en las listas de precios: todo eso es de lo que vendés. Lo que comprás entra a bodega por su artículo de venta, como siempre (mirá Inventario con bodegas).

Esto es aparte del Histórico de precios de compra del menú Gastos: ese se arma solo con las facturas que te mandan tus proveedores y no se digita.

Quien tiene el rol de cajero no ve la pestaña De compra.

En el respaldo de Descargar todos mis datos, los artículos de venta van en articulos.csv y los de compra en articulos-lista-de-compra.csv. Cada uno se vuelve a subir por Importar, escogiendo su lista, y vuelve entero: también el código de tarifa del IVA y los otros impuestos del artículo. Si subís uno en la lista que no es, no entra nada y el programa te lo dice. Lo mismo pasa con el Excel que baja cada pestaña: trae una columna Uso («Venta» o «Compra») que dice de cuál lista es. (El articulos-de-compra.csv del respaldo es otra cosa: el histórico de precios de compra. Si lo subís como lista de artículos, el programa lo reconoce, te lo dice y no entra nada.)

Si un archivo trae la columna Código de tarifa y no trae IVA %, al artículo se le pone también el porcentaje de ese código: con el «10» queda exento y en 0 %, con el «08» queda en 13 %.

El respaldo trae también la columna De ejemplo (práctica), que dice cuáles artículos eran de ejemplo del modo de práctica; esa no se lee al volver a subir el archivo. Todo lo que entra por Importar queda como artículo tuyo —aunque la columna diga «Sí»—, así que apagar el modo de práctica no lo borra.

Si tu empresa tiene más de una actividad económica, cada artículo dice de cuál es, y en la lista de Artículos hay un filtro Todas las actividades: escogé una y quedan solo los artículos de esa actividad. Se junta con lo que escribás en el buscador y con Retirados. El filtro ofrece las actividades de tu empresa y, además, los códigos que ya usan tus artículos aunque ya no estén entre tus actividades (salen como «no está entre tus actividades»; si en ese momento no se pudo consultar el registro de Hacienda, salen solo con su código), para que podás encontrarlos y corregirlos. Si hay artículos sin ninguna actividad puesta, sale también la opción Sin actividad, que enseña solo esos. Cuando no hay al menos dos opciones entre qué escoger, el filtro no sale.

Si tu plan trae inventario, la ficha tiene además la casilla Lleva inventario: con ella marcada, cada venta rebaja la bodega de la caja con que facturás. Los servicios no la llevan. Mirá Inventario con bodegas.

Al importar artículos, desde un Excel o un CSV, la columna Lleva inventario (también sirve Inventario) pone esa marca con «Sí» o «No». Si viene vacía, o el archivo no trae la columna, el artículo que ya existe se queda como estaba y el nuevo entra sin inventario. Viene en el machote de Importar.

Si el archivo no trae la Unidad de un artículo nuevo, se deduce de su nombre: «Manguera por metro» entra en metros (M), «Diluyente por litro» en litros (L) y «Pintura galón» en galones (Gal). Un número delante es el tamaño del empaque, no la unidad de venta: «Aceite 1 litro» queda en Unid, igual que todo lo que deje duda. El resumen de la importación dice a cuáles se les puso para que los revisés. A un artículo que ya existe nunca se le cambia la unidad.

Las clasificaciones

Las clasificaciones salen solo si tu plan trae inventario (mirá Inventario con bodegas). En los demás planes no salen ni el campo de la ficha, ni el filtro de Artículos, ni la columna del Excel y del machote de Importar. Si ya habías puesto alguna antes, no se borra: sigue guardada, sale en el respaldo y vuelve a verse cuando tu plan traiga inventario.

Cada artículo puede llevar una Clasificación: la familia con que lo ordenás (Filtros, Fajas, Tornillería…). En la ficha escogés una de las que ya tenés o escribís una nueva; «FILTROS» y «Filtros» son la misma. En Artículos se filtra por clasificación, y al facturar sale al lado del código del artículo. Al importar, la columna Clasificación (también sirven Categoría, Familia o Grupo de artículo) crea las que falten; si viene vacía, o el archivo no la trae, el artículo se queda con la que tenía. Sale en el Excel de Artículos y en el respaldo.

Para corregir solo lo que ya tenés —por ejemplo, subir un archivo con nada más el código y la clasificación—, marcá Solo actualizar los artículos que ya existen en el cuadro de Importar. Así no se crea ningún artículo, los retirados se quedan retirados y lo que el archivo no trae no cambia, ni el nombre ni el CAByS. Los códigos que no existen se quedan afuera y se dicen. Al revisar el archivo, el programa dice cuántos artículos se crearían y cuántos se actualizarían.

Si venís de otro sistema, los clientes y los artículos no hay que digitarlos: se suben en un Excel desde el botón Importar de cada pantalla. Mirá Traerse los datos de otro sistema.

Los códigos de barras

En la ficha del artículo, el campo Códigos de barras lleva los códigos del empaque, uno por renglón y hasta 20. El lector escribe el código y da Enter, que en ese campo es el salto al renglón siguiente, así que se escanean uno tras otro. Se guardan en mayúsculas y sin espacios, con los ceros de adelante, y cada uno lleva de 1 a 50 letras, números o signos, sin tildes. Un mismo código no puede ser de dos artículos: si ya es de otro, el programa te dice de cuál. Son aparte del Código propio (SKU), que sigue siendo el tuyo. Valen para todos los planes.

Al facturar, escanear el código encuentra el artículo, igual que su código propio, y el Enter del lector lo agrega solo. Escanear dos veces el mismo artículo suma en la misma línea en vez de agregar otra. Si a esa línea ya le cambiaste el precio, el descuento, la descripción, la unidad o algo de sus opciones (el ⚙), se agrega una línea nueva. Después de escanear, o de sumar, el cursor se queda en el buscador para el código siguiente; lo que escogés a mano de la lista, en cambio, te lleva al precio. Si el código no se encuentra, queda escrito y marcado en el buscador, para que se vea cuál falló, y el próximo escaneo lo reemplaza.

Cuando el código es un GTIN —el código de barras de la industria, de 8, 12, 13 o 14 dígitos y con su dígito verificador bien—, sale en el comprobante electrónico de esa línea como código comercial (tipo 03), que es lo que esperan ver los supermercados. Si el artículo tiene varios, va el que se escaneó; si no se escaneó ninguno, el primer GTIN que anotaste. Los códigos de uso interno de la tienda, como los de peso, y los que no pasan la revisión del dígito verificador no son GTIN y no salen. Va en el XML, no en el papel impreso, y la nota de crédito que anula la venta lo lleva igual.

Al importar artículos desde un Excel o un CSV, la columna Códigos de barras —también sirve con el título EAN, UPC, GTIN o Barras— puede traer varios en una celda, separados por espacio, coma, punto y coma o barra vertical (|). Importar solo agrega: nunca le quita a un artículo los códigos que ya tenía. Si un código ya es de otro artículo, o pasa de los 20 contando los que ya tenía, no entra nada del archivo y se dice el renglón. Si armás el archivo en Excel, poné esa columna como Texto antes de pegar: si no, Excel se come los ceros de adelante y cambia los códigos largos por 7,44E+12. Los códigos salen en el Excel de Artículos y en el articulos.csv de Descargar todos mis datos, en la columna Códigos de barras: cualquiera de los dos se vuelve a subir tal cual por Importar artículos, y los códigos vuelven con su artículo. El respaldo trae además empresa/codigos-de-barras.csv, un código por renglón; ese es para leerlo, no es el que se vuelve a subir.

El CAByS, que es lo que más pregunta la gente

El CAByS es el catálogo oficial de bienes y servicios de Hacienda. Cada línea de cada comprobante lleva uno, y ese código es el que decide la tarifa de IVA — no la elegís vos.

• Se busca por palabra dentro del programa; el catálogo viene incorporado.
• Si el código está mal, Hacienda rechaza el documento.
• Si tu producto está exento o tiene tarifa reducida, eso ya viene en el código: no hay que forzar la tarifa aparte.

Elegir el CAByS es una decisión tuya, no del programa. El programa te muestra el catálogo y valida que exista, pero cuál le corresponde a lo que vos vendés lo define tu actividad. Si tenés duda, consultalo con tu contador antes de facturar cien documentos con el código equivocado.

Listas de precios

En Catálogos → Listas de precios se pueden tener precios distintos por tipo de cliente (mayoreo, detalle) sin duplicar el artículo.

Ver también: Cuando Hacienda rechaza, Traerse los datos de otro sistema.