Traerse los datos de otro sistema

Nadie se cambia de programa si tiene que volver a digitar 400 clientes y 1,200 artículos. Por eso hay un importador, y se usa en dos pantallas:

• Clientes → botón Importar
• Catálogos → Artículos o servicios → botón Importar

Son archivos aparte: uno de clientes y otro de artículos. No se mezclan.

Los artículos de compra también van por aparte de los de venta. En el cuadro de Importar de Artículos, arriba, se escoge ¿Qué vas a traer?: Artículos o servicios de venta o Artículos o servicios de compra. El archivo entra a la lista que escojás y no toca la otra, aunque los códigos se repitan. El cuadro abre en la pestaña en que estés (De venta o De compra). Al revisar el archivo, el resumen dice a cuál lista entra («… filas entran a los artículos de VENTA» o «de COMPRA»). Y si vas a subir a los de venta un archivo cuyo nombre dice «compra», el programa te lo avisa antes de guardar; es solo un aviso, no te frena.

Si venís de Factura Profesional

El importador reconoce los reportes de exportación de Factura Profesional —el formato DGT 4.4— tal como salen. No hay que renombrar columnas ni acomodar nada.

Del sistema viejo se sacan dos archivos, cada uno desde su lista:

1. Clientes → arriba, el botón «Exportar resultados».
2. Artículos / Servicios de venta → arriba, el botón «Exportar a Excel».

Los dos salen en Excel (.xlsx) y se suben tal cual: uno en Clientes y el otro en Artículos o servicios. El formato se reconoce por los títulos de las columnas, así que no tenés que decir de dónde salió el archivo — ni renombrar ni borrar nada.

Si allá también tenías Artículos / Servicios de compra, exportalos igual (es el mismo reporte DGT 4.4) y subilos en Artículos o servicios → Importar, escogiendo arriba Artículos o servicios de compra. Entran a la lista de compra con los mismos códigos que traían, sin tocar los de venta: allá el «1» de venta y el «1» de compra son dos artículos distintos, y aquí también.

Si el sistema viejo te deja filtrar antes de exportar, no te preocupés por el estado: los inactivos se saltan solos de este lado.

Lo que el programa traduce solo, para que no te toque a vos:

Solo entran los activos. Un cliente o un artículo marcado como inactivo en el sistema viejo no se importa, y al final se te dice cuántos fueron. No es un error: es una decisión que vos ya habías tomado allá.

Si venís de otro programa cualquiera

En la misma ventana, antes de subir nada, hay dos cosas:

1. El machote. Un CSV que se baja con los títulos exactos y tres renglones de ejemplo. Borrá los ejemplos y pegá los tuyos debajo. Se abre en Excel con doble clic.
2. Un texto para pegarle a una inteligencia artificial. Se copia de un botón, se le pega a ChatGPT, Claude o Gemini junto con el archivo que te dio tu programa anterior —como sea que lo hayás sacado—, y te devuelve el CSV ya en este formato. Es el camino corto cuando el archivo viejo es raro.

Sirven .csv y .xlsx. Hasta unas 2 MB por archivo; si es más grande, partilo en dos y subí uno y después el otro.

Se ve antes de guardar

Al escoger el archivo no se guarda nada todavía. El programa lo lee y te enseña:

• Cuántas filas entran de cuántas venían.
• Cuáles se quedan afuera y por qué, con el número de línea. «Fila 47: el CAByS 1234 no existe» se arregla; «hay un error en el archivo» no.
• Qué columnas no se leyeron, por si alguna traía algo que vos querías guardar.

Hasta que no le des a Guardar, no entra nada. Y si al guardar quedaron filas afuera, la ventana no se cierra: la lista de líneas por arreglar se queda en pantalla, que es lo único que sirve con 300 filas.

Las filas buenas entran aunque haya malas. Arreglá las malas en el archivo y volvé a subirlo: lo que ya entró se actualiza, no se duplica.

Qué pasa con los repetidos

Esto es lo que más se pregunta, y la respuesta es la misma en los dos casos: se actualiza, no se duplica ni se salta.

• Clientes: manda la cédula. Si esa cédula ya está registrada, ese cliente se actualiza con lo que traiga el archivo. Los campos que vengan vacíos conservan lo que ya tenían.
• Artículos: manda el código, dentro de la lista a la que entra el archivo (de venta o de compra). Si el código ya existe en esa lista, el artículo se actualiza —y si estaba retirado del catálogo, vuelve—. El mismo código en la otra lista no cuenta: ese artículo no se toca.

Si el mismo archivo trae dos veces al mismo cliente, se queda el último —el dato corregido que alguien pegó al final— y se te avisa. Con artículos, dos renglones del mismo código son un enredo: se deja el primero y el otro se te reporta con su renglón, igual en un CSV que en un Excel, y lo que dice la revisión es lo que después se guarda. Arreglá el archivo y volvé a subirlo.

Por eso volver a subir el archivo corregido es seguro: no te deja 800 clientes repetidos.

Lo que no entra, y por qué

• Un artículo sin CAByS. Es lo que decide el impuesto de la venta. Si entra sin él, la primera factura que lo use sale rechazada, y para entonces nadie se acuerda de que vino de una importación. El código se revisa contra el catálogo vigente: uno que no exista no pasa.
• Un artículo sin código propio. Es con lo que lo buscás y lo escaneás. Inventale uno corto en el archivo.
• Un artículo con un impuesto que no es IVA (los específicos, el de cemento, el de bebidas). Todavía no se traducen, y adivinarlos sería facturar con el impuesto de otra cosa. Esos se registran a mano.

Después de importar

Repasá los precios y las tarifas de una muestra antes de facturar en serio. El importador dice qué entró, pero si en el sistema viejo un artículo tenía el CAByS equivocado, aquí va a entrar igual de equivocado: el programa comprueba que el código exista, no que sea el que le toca a lo que vos vendés. Eso lo define tu actividad, y si tenés duda es conversación con tu contador. Mirá El CAByS.

Ver también: Clientes, artículos y el CAByS, Configurar tu empresa.

Traerte las facturas que ya emitiste en el otro programa

En Ajustes → Mi cuenta, la tarjeta «Traerte lo que emitiste en otro sistema». Subís los XML de las facturas, tiquetes y notas que emitiste allá y quedan en Archivo → Ventas pagadas con su XML firmado, para que el historial quede completo en un solo lugar.

• No se firma ni se manda nada a Hacienda: esos comprobantes ya se emitieron.
• No gasta consecutivos tuyos.
• Solo entran XML firmados y de tu propia cédula, y el mismo documento no entra dos veces.
• Podés escoger cientos de XML de una vez, o el .zip que te dio el otro sistema: se abre ahí mismo y entran todos los XML que traiga adentro, aunque vengan en carpetas o en otro zip. Un .rar o un zip con contraseña no se pueden abrir: guardalos como .zip normal.
• Si un archivo viene dañado, se importa el resto y te dice cuál se quedó afuera y por qué. Esa lista sale cerrada debajo del resumen: tocá «Ver los … que quedaron fuera» para abrirla.
• Los acuses de tus compradores (los ARC-…, con que cada cliente contestó tu factura) no hace falta traerlos: el resumen los cuenta en una sola línea y no son errores.
• Las respuestas de Hacienda vienen con ellos. Si el zip trae los archivos que acompañan a cada comprobante (los AHC-… y AHR-…), se guardan con su comprobante y salen en tus respaldos. Si ya habías importado los comprobantes sin ellas, volvé a subir el mismo zip: se les pegan las respuestas y nada se duplica.
• Una respuesta de Hacienda cuyo comprobante no venga en lo que subiste —ni esté ya importado— no se guarda, y el resumen te dice cuántas fueron. Si una respuesta dice que Hacienda rechazó el comprobante, queda como rechazado, igual que si lo hubieras emitido aquí.
• Mientras sube, una barra te dice cuánto va. Al terminar, el botón «Importar» desaparece para que no lo subás dos veces: si querés traer otros archivos, cerrá la ventana y volvela a abrir.

Ojo, no es lo de los gastos. Las facturas que te emitieron a vos entran por Gastos, con «Aceptar XML», que es donde se le responde a Hacienda si se aceptan o no.

La numeración: por dónde ibas en el sistema anterior

Hacienda lleva la cuenta de los números que ya usaste. Si aquí arrancás en 1 y ese número ya lo gastó tu programa anterior, Hacienda rechaza la factura por consecutivo repetido. Hay tres maneras de dejarlo bien, todas en Ajustes → Sucursales y numeración:

1. Si sabés el último número —sale en la última factura que emitiste con el otro programa—, modificá la numeración de la terminal y poné ese número más uno como «siguiente».
2. Si no lo sabés, preguntale a Hacienda. Al final de esa pantalla, en «Lo que Hacienda ya tiene», el botón Buscar en Hacienda por dónde iba consulta los comprobantes que Hacienda ya tiene de tu empresa y te enseña, por terminal y por tipo de comprobante, el último número que conoce, al lado del siguiente de aquí. Donde toca adelantar, ofrece Adelantar: abre la ventana de siempre con el número ya puesto, y no cambia nada hasta que apretés «Guardar». Solo consulta: no emite ni manda nada. Ocupa que ya tengás cargados el certificado y las credenciales de Hacienda de producción; puede tardar hasta un minuto y se permite una consulta por minuto. Hacienda enseña lo aceptado: si después de tu última factura aceptada hubo alguna rechazada, conviene dejar unos números de aire. Si tu empresa tiene más de 2,000 comprobantes, lee los más recientes y te avisa. No trae las respuestas a gastos, y no corre en una cuenta de demostración ni en modo de práctica.
3. Si nada de eso sirve, creá una terminal nueva. Cada terminal lleva su propio contador: una nueva arranca en 1 y no puede chocar con lo que emitió el programa anterior. Fijate que en Facturar quede escogida esa terminal.

La numeración solo se adelanta, nunca se devuelve: un número ya usado es un comprobante que existe.

Si venís de TicoFactura

TicoFactura es el facturador gratuito de Hacienda, dentro de TRIBU-CR (la Oficina Virtual). Pasarse de ahí al Facturador tiene cuatro partes.

1. Lo que ya emitiste: los XML

Según la guía de Hacienda, en TicoFactura entrás a Ventas, escogés el tipo de comprobante (factura electrónica, por ejemplo) y, en cada comprobante, Descargar documentos te baja el XML del comprobante, el XML de la respuesta de Hacienda y el PDF.

Aquí esos XML se suben en Ajustes → Mi cuenta, en la tarjeta «Traerte lo que emitiste en otro sistema», con el botón Importar XML emitidos: es lo de la sección de arriba, «Traerte las facturas que ya emitiste en el otro programa».

• Subí también el XML de la respuesta. El programa lo reconoce por lo que trae adentro, se llame como se llame el archivo, y lo guarda con su comprobante.
• El PDF no hace falta: aquí el comprobante se ve y se imprime desde su XML.
• La consulta de TicoFactura también tiene Descargar Excel. Esa lista sirve para revisar, pero no se importa: lo que entra son los XML.

Una factura que emitiste en TicoFactura y trajiste aquí no se anula con el botón Anular: se anula en TicoFactura o con una nota de crédito hecha en Facturar.

2. Tus clientes y tus artículos

Las guías de Hacienda de TicoFactura no describen un botón para exportar la lista de clientes ni la de CAByS. Si TicoFactura te deja bajarlas en un archivo, subilo con el botón Importar de Clientes o de Catálogos → Artículos o servicios. Si el formato no calza, usá el texto para pegarle a una inteligencia artificial (está en la misma ventana).

Si no hay archivo, el camino es el machote de esa misma ventana:

• Clientes: lo que tenías en TicoFactura —identificación, nombre, dirección, correo, teléfono— va en las columnas del machote.
• Artículos: en TicoFactura no hay artículos con código propio, sino una lista de CAByS favoritos. Aquí cada artículo lleva su código —inventale uno corto— y su CAByS. Pasá tus CAByS favoritos al machote, un renglón por artículo, con su código y su precio.

3. La llave y el usuario de Hacienda

En TicoFactura no te los pedía porque Hacienda los guarda por vos: al escoger «Sí, voy a utilizar Tico Factura», el sistema de Hacienda se queda con el usuario, la clave y la llave criptográfica.

Para emitir desde el Facturador sí hacen falta: la llave .p12, su PIN y el usuario y la clave del API de Hacienda. Dónde se ponen está en Configurar tu empresa por primera vez.

Según la guía de Hacienda, el usuario y la clave están en «Mi perfil», dentro de TicoFactura, y la llave que generaste se puede descargar para usarla en otro sistema. El PIN es el de 4 dígitos que escogiste al generarla. Si no tenés el archivo o el PIN, eso se resuelve en TRIBU-CR: el Facturador no los puede generar.

4. El consecutivo

TicoFactura numera por sucursal y por caja, y cada caja lleva su propio contador. Si aquí arrancás en 1 con un número que TicoFactura ya gastó, Hacienda rechaza la factura por consecutivo repetido.

En TicoFactura, en Cajas ves cuáles sucursales y cajas usabas, y en Ventas, el número consecutivo de cada comprobante. Con eso, dejá bien la numeración de aquí por cualquiera de las tres maneras de la sección de arriba, «La numeración: por dónde ibas en el sistema anterior». El botón Buscar en Hacienda por dónde iba le pregunta a Hacienda por los comprobantes de tu empresa; si no te enseña los de TicoFactura, usá el número de tu última factura de allá, o creá una terminal nueva.

¿Hay un API para conectar otro sistema?

Hoy no. No hay un API abierto para que otro sistema —un punto de venta, un ERP— emita por el Facturador.

Lo que sí hay:

• Clientes y artículos desde Excel o CSV, con el botón Importar de Clientes y de Artículos o servicios. Es lo de arriba en esta página.
• Emitir en lote desde un Excel: muchas facturas o tiquetes de una vez. Mirá Emitir en lote.
• Traer los comprobantes que ya emitiste en otro sistema, con sus XML, en Ajustes → Mi cuenta → Importar XML emitidos.

Si tu negocio lo ocupa, escribinos a info@elemacr.com.