Emitir en lote
Menú Archivo → Emitir en lote. Sirve para sacar de una vez muchas facturas o tiquetes que ya tenés en una hoja: las cuotas del mes, las mensualidades de un condominio, la facturación de un evento.
Los pasos
- Bajá la plantilla, en Excel o en CSV. Trae renglones de ejemplo y la ayuda de cada columna.
- Llenala con un renglón por línea. Los renglones que dicen lo mismo en Documento van juntos en un mismo comprobante.
- Subila. El programa la revisa solo y enseña el resumen: cuántos comprobantes son, el total por moneda y cuánto del cupo del plan usan.
- Revisá los errores. Cada uno dice su renglón y qué pasa. Nada se emite hasta que el archivo esté limpio: corregís en tu hoja y la volvés a subir.
- Emitir. El botón dice cuántos comprobantes van a salir.
Qué va en cada columna
| Columna | Qué lleva |
|---|---|
| Documento | Junta renglones en un mismo comprobante. Vacía, cada renglón es uno. |
| Tipo | Factura o Tiquete. Vacía, factura. |
| Cliente | La cédula del cliente, con guiones o sin ellos. En una factura es obligatoria. |
| Artículo | El código del artículo en el catálogo. Obligatoria. |
| Cantidad | Mayor que cero. Obligatoria. |
| Precio | Precio unitario sin IVA. Vacía, el que le toca al cliente, como en Facturar: el de su lista de precios o, si no tiene, el del artículo. |
| Descuento % | El de la línea. Vacía, el del grupo del cliente, si tiene; un 0 lo quita. |
| Detalle | Reemplaza la descripción del artículo en esa línea. |
| Condición | Contado o Crédito. Vacía, contado. |
| Plazo | Los días de crédito. Con crédito es obligatoria. |
| Medio de pago | Efectivo, Tarjeta, Transferencia, SINPE Móvil… Va por el total del comprobante. |
| Moneda | CRC o USD. Vacía, colones. |
| Nota | Un texto que va en el comprobante. |
Lo que es del comprobante entero (Tipo, Cliente, Condición, Plazo, Medio de pago, Moneda y Nota) se lee del primer renglón de cada uno. Si otro renglón del mismo comprobante dice algo distinto, es error.
Lo que el archivo tiene que cumplir
- El cliente tiene que estar en el catálogo, y se busca por su cédula. Si falta alguno, importalo antes (ver Traerse los datos de otro sistema).
- Las líneas son artículos del catálogo, por su código. El CAByS, el IVA y la unidad salen del artículo, y el CAByS tiene que estar vigente.
- Un comprobante no mezcla actividades: todos sus artículos son de la misma actividad económica.
- El detalle llega hasta 200 caracteres, que es lo que admite Hacienda. Nada se recorta a escondidas.
- Con la plata no se adivina: un número que se puede leer de dos formas, como
1,500, es error; se escribe1500. Y si el precio del catálogo está en otra moneda que el comprobante, hay que poner el precio en la columna. - Hasta 500 comprobantes por archivo, y solo facturas y tiquetes.
- En dólares se usa el tipo de cambio oficial del momento en que le das Emitir.
Mientras se emite
Los comprobantes salen uno por uno, en el orden del archivo, y cada uno espera la respuesta de Hacienda, igual que en Facturar. La barra enseña el avance.
- Podés salir y volver: la pantalla retoma el lote que está corriendo. Si el servidor se reinicia, el lote sigue donde iba y ningún comprobante sale dos veces.
- Detener: el que está saliendo termina y los que faltan quedan cancelados.
- Si se acaba el cupo del plan a medio lote, el lote se detiene solo (ver Mi plan, el cupo y qué pasa si no pago).
El resultado
Al terminar, cada comprobante dice cómo quedó:
- Emitido, con lo que contestó Hacienda: aceptado o rechazado. Si Hacienda no contestó a tiempo, queda en cola y el programa lo termina solo.
- Error, con su mensaje. Lo que no salió no se vuelve a intentar solo: corregí lo que dice y emitilo aparte.
- Cancelado: no llegó a salir porque el lote se detuvo.
Un rechazado se corrige como cualquier otro (ver Cuando Hacienda rechaza un documento).
Bajar el resultado en Excel te da la lista con cómo quedó cada comprobante. Los lotes anteriores quedan en la misma pantalla: tocás uno y ves su resultado otra vez.
El mismo archivo dos veces
Si subís un archivo que ya se emitió, la pantalla lo avisa y el botón no se habilita hasta que marcás «Ya sé que este archivo se emitió el …». Así, un archivo subido dos veces por error no se factura dos veces.
Ver también: Emitir una factura electrónica · Clientes, artículos y el CAByS.
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