La caja — abrir, cerrar y cuadrar

La caja es el cajón de la plata. Cada caja —una sucursal con su terminal— se abre al empezar el día con el fondo para dar vuelto, y se cierra al final contando lo que hay. El programa compara lo contado con lo que debería haber y te dice la diferencia, medio de pago por medio de pago.

Viene en un plan aparte, el de las tiendas. Si tu plan no la trae, nada de esto aparece —ni la barra de la caja, ni el rol Cajero, ni el reporte de cierres— y facturás como siempre. Los códigos de barras y el reporte Ventas por sucursal y caja sí vienen en todos los planes.

Las cajas son las terminales de Ajustes → Sucursales y numeración: ahí las crea el dueño. Una terminal apagada no se puede abrir. Toda empresa nace con la sucursal 001 y su terminal 00001: ya salen ahí desde el principio, sin haber facturado.

Abrir la caja

En Facturar, arriba, está la barra de la caja que tenés escogida. Si hay más de una, se escogen con Sucursal y Terminal, y la barra cambia con ellas. Si dice «Caja 00001 · cerrada», apretá Abrir caja y escribí el Fondo inicial: la plata que dejás en el cajón para dar vuelto.

El fondo es obligatorio, aunque sea ₡0.00. Un campo vacío no es un cero: la caja no se abre y el programa te dice «Escribí con cuánto arranca la caja, aunque sea ₡0.00.»

Cada caja tiene una sola apertura a la vez: si otra persona ya la abrió, el programa te dice desde cuándo y quién. Con la caja abierta, la barra dice desde qué hora y quién la abrió. En la pantalla del menú Proformas la barra no sale: ahí no se cobra.

Vender con la caja

• De contado —la factura, el tiquete o la factura de exportación que se paga en el momento—: la caja tiene que estar abierta y ser del día. Si está cerrada, sale «La caja 00001 está cerrada. Abrila para vender de contado; a crédito sí se puede.», el comprobante no se emite y no se gasta ningún consecutivo. Si alguien la cierra justo mientras facturás, pasa lo mismo: o la venta entra al cierre, o no se emite.
• A crédito se factura con la caja cerrada, y esa venta no entra a ningún cierre. Los cobros de las facturas a crédito tampoco entran: si te pagan una en efectivo, en el conteo sale como sobrante.
• Emitir en lote y las ventas programadas no piden caja: son trabajo de oficina. El lote sale por la caja de quien lo sube, como Facturar: si esa persona está atada a una sucursal, sale por su caja de siempre o por la primera prendida de su sucursal.
• Nadie vende de contado con la caja cerrada, tampoco el dueño ni el contador. Para vender desde la oficina también se abre una caja.

«Del día» es el día de Costa Rica: una caja abierta a las 11:30 p.m. sigue siendo del día hasta la medianoche.

Cerrar la caja, a ciegas

Al final del día, Cerrar caja. El programa te pide lo que contaste de cada medio de pago —siempre el efectivo, y además cada medio que se cobró por esa caja desde que se abrió: la tarjeta, el SINPE Móvil…—, sin decirte cuánto debería haber. Es un cierre a ciegas, para que el conteo sea de verdad.

Todos los medios que pide son obligatorios, aunque sea 0: una casilla vacía no se toma como cero, y el programa dice «Falta lo contado en Tarjeta.» (o el medio que sea) y no cierra. Los montos se escriben como en el resto del programa, con o sin la coma de los miles y con hasta dos decimales. Podés dejar una nota de hasta 300 caracteres («di mal un vuelto»).

Al confirmar ves la tabla de lo esperado, lo contado y la diferencia de cada medio, y el total. La diferencia es lo contado menos lo esperado: si contaste ₡500.00 de menos, sale −₡500.00, y si sobró, sale en positivo. Con Imprimir el cierre sale el rollo —en carta, 80 mm o 58 mm—, con la línea «Firma del cajero». El cajero ve su diferencia y puede imprimir su cierre en ese momento; el historial lo ven el dueño y el contador.

Lo esperado es el fondo, más lo que se cobró por esa caja desde que se abrió —las ventas de contado, medio por medio—, menos lo que salió por las notas de crédito de ventas de contado hechas con esa caja. Lo cobrado en dólares se cuenta en colones, al tipo de cambio de cada comprobante: los dólares del cajón se cuentan convertidos. Lo que Hacienda rechazó no cuenta.

Quién la cierra: quien la abrió, el dueño o el contador. A los demás les sale «La cierra quien la abrió, el dueño o el contador.» en lugar del botón. Si la cierra el dueño o el contador, la Bitácora anota que la cerró alguien que no la abrió.

Tres casos más al cerrar:

• Si otra persona ya la cerró desde otra computadora, sale «Esa caja ya la cerró alguien más.» (o «Esa caja ya se cerró.», si las dos apretaron a la vez). Nada queda a medias: uno cierra y al otro se le avisa.
• Si una venta de esa caja todavía se está terminando de emitir, sale «Hay una venta de esta caja terminando de salir: probá de nuevo en unos segundos.»
• Si mientras contabas Hacienda rechazó la única venta de un medio —por ejemplo, la única con tarjeta—, el cierre sale igual: lo que contaste de ese medio queda como diferencia y el programa te dice qué cambió.

Si la caja quedó abierta de un día para otro

Una caja abierta desde un día anterior no vende de contado. La barra dice desde qué fecha está abierta, y al facturar sale «La caja 00001 quedó abierta desde el 29/09/2026. Cerrala y volvé a abrirla para seguir vendiendo de contado.» Se cierra con el conteo de siempre y se vuelve a abrir: no se puede abrir otra encima. Si quien la abrió no está, la cierra el dueño, y queda anotado.

Ojo si tu comercio vende pasada la medianoche: a las 12 la caja ya es «de ayer» y deja de vender de contado hasta que la cerrés y la volvás a abrir.

Las devoluciones

Las notas de crédito las hace el dueño o alguien con permiso de anular; el cajero no. Al anular una venta de contado, si la persona puede usar dos o más cajas, el programa pregunta ¿De cuál caja sale la plata?: por omisión, la de la venta. Esa plata se resta en el cierre de esa caja. Con una sola caja no hay qué escoger.

Una devolución no puede pasar de lo que hay de ese medio en la caja. Si con tarjeta se vendieron ₡2,500.00 en esa caja, no se puede devolver ₡2,800.00 a tarjeta desde ahí: el cierre quedaría con la tarjeta en negativo y nunca cuadraría. El programa no emite la nota —no se gasta ningún consecutivo— y te dice cuánto queda, por ejemplo «Con Tarjeta solo quedan ₡2,500.00 de lo vendido hoy en esta caja: devolvé el resto en efectivo o en otro medio.». El efectivo cuenta con el fondo. Anular devuelve con los mismos medios de la venta; para devolver con otro, hacé la nota de crédito desde Ventas con la forma de pago que corresponda, o sacá la devolución de otra caja.

Si la caja no está abierta, o quedó abierta de otro día, el diálogo te avisa —en el segundo caso, desde qué fecha—: la nota sale igual, pero no va a quedar en ningún cierre. Anular una venta a crédito no saca plata del cajón: ahí no se pregunta nada. Mirá Anular un documento ya enviado.

Reabrir un cierre y volver a contarlo

Si un cierre quedó mal contado, el dueño —o el contador— lo reabre en Reportes → Cierres de caja: tocá Ver en ese cierre, apretá Reabrir y escribí el motivo. El conteo anterior no se pierde: queda guardado con quién reabrió, cuándo y por qué, y se ve en ese mismo cierre. Mientras está reabierto no vende; esa misma caja se puede abrir aparte para seguir el día.

Un cierre reabierto sale en la lista como «Reabierta: falta volver a contar», y al abrirlo dice «Este cierre se reabrió: falta volver a contarlo.» Si el cajero reimprime ese cierre el mismo día, el papel le dice quién y cuándo lo reabrió —por ejemplo «Reabierto por Persona de Ejemplo, 01/10/2026 a las 2:05 p. m.»—, pero no el motivo ni el conteo de antes. Para contarlo otra vez, el dueño o el contador aprieta Volver a contar. Es el mismo conteo a ciegas del cierre, medio por medio, y lo esperado se calcula de nuevo. Cuando queda contado, el cierre enseña también la tabla del conteo de antes.

En el resumen de arriba, los cierres pendientes se cuentan aparte: «N cierres (M por volver a contar)», por ejemplo «3 cierres (1 por volver a contar)». Los totales de esperado, contado y diferencia suman solo los cierres ya contados, y si no hay ninguno dicen «—» en vez de un ₡0.00 que nadie contó.

El cajero en el mostrador

El Cajero factura y cobra, y nada más. Para que no se encuentre con botones que no sirven, el programa le quita lo que no le toca:

• En Facturar ve solo Factura y Tiquete: no le salen «Programar», ni la estrellita que deja la actividad de siempre del cliente, ni «+ Crear artículo nuevo…» en el buscador. Las proformas las hace desde su menú Proformas.
• Las notas no le tocan. Si a Facturar llega una nota, sale «Las notas las hace el dueño o quien puede anular.», y en Ventas y en Notas de crédito y débito, sobre una nota, no le salen «Utilizar como modelo» ni «Corregir y volver a intentar». Tampoco le sale Anular.
• Si exonera por zona franca, la exoneración se aplica y el Acuerdo queda guardado en la ficha del cliente, igual que cuando exonera el dueño. Solo lo pone: quitarlo o cambiarle el vencimiento lo hace el dueño en la ficha.
• Los clientes los crea y los corrige, pero no los elimina, no los activa de nuevo ni importa. En la ficha no ve ni cambia la lista de precios, el grupo, el límite de crédito, la zona franca ni «Cliente activo».
• Artículos y listas de precios los ve, pero no los cambia.
• Los cobros de las facturas a crédito los anota, pero no aplica depósitos ni devuelve cobros. Confirmar o descartar un aviso de pago que mandó el cliente es trabajo de oficina: lo hace el dueño o alguien con permiso de anular.
• No entra a Gastos, Retenciones, Emitir en lote, Ventas programadas, la configuración, Usuarios ni la Bitácora, ni baja «Descargar todos mis datos».
• Los gastos no los ve por ningún lado: ni en el Inicio, ni en Reportes (Compras y Declaraciones), ni las facturas de compra en Ventas. Su Respaldo del mes sale sin lo que le facturaron a la empresa, y lo dice.

Si intenta algo que no le toca, el programa contesta «Tu rol (Cajero) no permite esto.»

Quién hace qué

Además, cada persona usa solo las cajas de su sucursal, menos el dueño y el contador, que ven todas. Mirá Mi cuenta, el acceso y los códigos.

Los reportes y los datos de la caja

En Reportes están Ventas por sucursal y caja, para todos los planes, y Cierres de caja, que ven el dueño y el contador. Mirá Reportes y declaraciones.

La Bitácora anota «Abrió una caja», «Cerró una caja» y «Reabrió un cierre de caja». Y Descargar todos mis datos (Mi cuenta) trae las aperturas y los cierres en un archivo, empresa/cajas-sesiones.csv, con lo esperado, lo contado y los conteos anteriores de cada uno. Ese archivo, y los cierres de la bitácora, solo vienen cuando los baja el dueño o el contador, que son los que ven el historial de la caja.